자기계발 | 일 잘하는 사람의 정리습관
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책소개
업무에 들이는 시간과 성과는 조금도 비례하지 않는다. 하지만 사람들은 이 사실을 제대로 깨닫지 못한다. 시간을 많이 투자하지 않고 효율을 내는‘업무를 정리하기 위한 아이디어’들이 이 책에 소개되어 있다. 이렇게 효율을 높이는 비결의 대부분은 끈기가 필요하지 않다. 개중에는 익숙해질 때까지 시간이 걸리거나 상당히 어려운 것도 있지만, 대부분은 계속할 수만 있으면 누구나 몸에 익힐 수 있는 것들이다. 저자는 우선 ‘정리를 왜 해야 하는지’ 그 목적부터 이해하라고 말한다. 그리고 ‘나는 지금 무엇을 위해 정리하고 있는가?’를 항상 생각하면 정리가 목적이 아닌 수단이 되어 효율적인 작업 환경을 만들 수 있다고 강조한다.
•저자소개
저자 : 시노즈카 다카야
저자 시노즈카 다카야(篠塚孝哉)는 도요대학 경제학부를 졸업하고 워싱턴 주립대학에서 공부했다. 귀국 후 주식회사 리크루트에 입사했으며, 여행 컴퍼니 영업부에 배속되어 수도권의 대형 호텔 체인과 각지의 리조트 호텔, 여관 등의 기획 영업을 담당했다. 전국 영업 부문에서 MVP, 신규 사업 콘테스트에서 준우승 등 수많은 상을 받았다. 리크루트 재직 중 많은 사원이 매일 밤늦게까지 일하는 모습에 의문을 느끼고 야근을 줄이고자 업무 효율화를 위한 프로젝트팀을 만들어 업무 효율화를 위해 노력했다. 그 후 미디어 계열 벤처 기업의 이사를 거쳐 2011년, 주식회사Loco Partners를 설립했다. 지역 활성화를 사명으로 삼아 각종 소셜 미디어를 기획ㆍ운영하고 호텔과 여관, 행정 단체를 대상으로 컨설팅과 세미나 등을 하고 있다. 자신이 운영하는 인기 블로그 ‘bizMode’를 통해 업무 효율화와 최신 디지털 단말기, 웹 서비스와 관련된 정보를 제공한다. 또한 ≪닛케이 비즈니스 Associe≫를 비롯한 다수의 잡지와 텔레비전 프로그램에 소개되었다.
역자 : 김정환
역자 김정환은 건국대학교를 졸업했으며 일본외국어전문학교 일한통역과를 수료했다. 현재 번역 에이전시 (주)엔터스코리아 출판기획 및 일본어 전문 번역가로 활동 중이다. 주요 역서로는 《세상에서 가장 쉬운 매니지먼트 교과서》, 《습관을 바꾸는 심리학》, 《굿모닝 시크릿》,《55가지 프레임워크로 배우는 아이디어 창조기술》, 《스티브잡스의 수퍼업무력》, 《구글을 움직이는 10가지 황금률》, 《페이스북 CEO 마크 주커버그의 초고속 업무술》 외 다수가 있다.
•목차
CHAPTER 1 먼저 정리의 목적부터 제대로 이해하자
1 효율이 높다는 것은 어떤 뜻일까? 25
2 업무 효율화를 가로막는 세 가지 벽 28
3 정리의 목적은 정리가 아니다 32
4 지금 당장 버려야 할 세 가지 습관 36
5 일 처리가 빠른 사람이 실천하고 있는 단순한 습관 39
CHAPTER 2 자신의 주변을 깔끔히 정리·정돈하자
6 무엇인가를 분류할 때는 다섯 가지 이하로 하고
버리는 기준을 만든다 45
7 책상은 사용 빈도에 따라 분류, 정리하자 48
8 계속 늘어나는 명함은 디지털기기로 관리 55
9 보존할 명함과 버릴 명함을 분류한다 62
10 컴퓨터의 바탕화면은 언제나 깔끔하게 65
11 계속 늘어나는 폴더는 계층별로 정리를 69
12 폴더 정리를 할 때 반드시 기억할 것들 73
13 지금 당장 실천할 수 있는 폴더 검색의 고속화 76
14 스마트폰의 애플리케이션은 스마트하게 79
CHAPTER 3 자신의 업무를 효율화하자
15 작업의 재고 조사를 통해 자신의 업무를 재검토하자 85
16 어떤 업무에 시간을 빼앗기고 있는지 파악하자 92
17 노트 3분할로 메모한 내용을 최대한 활용 96
18 폴더 4개를 이용한 효과적인 이메일 정리법 100
19 단축키, 이것만 알아도 효과 만점 105
20 일정은 디지털기기로 빠르고 정확하게 109
CHAPTER 4 필요한 정보만 찾아오는 구조를 만들자
21 복잡해져 가는 정보 수집 채널 117
22 구글 검색 능력부터 키운다 119
23 구글 알리미로 필요한 정보만을 모으자 124
24 소셜 북마크를 활용하자 129
25 트위터에서 신선한 정보를 모으자 135
26 페이스북을 활용한 정보 수집 방법 140
27 RSS를 사용해 최신 정보를 받아라 145
CHAPTER 5 잔업을 줄이고 성과를 내는 업무법을 알아보자
28 업무 속도는 능력이다 153
29 일단 업무를 어중간한 상태로 끝낸다 156
30 중간보고로 업무의 정확도를 높이자 160
31 일이 빠른 사람은 작업을 제어할 수 있다 162
32 5분 이내 할 수 있는 일부터 끝낸다 166
33 작업에 우선순위를 정하자 168
34 자투리 시간도 모이면 많다 171
35 요령껏 이동하는 습관을 들인다 175
36 잡무는 최대한 빨리 마친다 181
37 기획서는 기승전결의 구성으로 만든다 184
38 웹브라우저로 구글 크롬을 사용하자 189
39 마이스케줄로 개인 생활을 확보하자 194
감사의 글 200 ┃ 참고 문헌 203
•책속으로
나도 예전에는 서류나 데이터를 전부 보관했다. 그러나 그럴 필요가 전혀 없다. 물론 직종에 따라서는 필요한 경우가 있을 수도 있지만, 대부분은 필요 없다. 정보의 90퍼센트 이상은 버려야 할 것이며, 보존ㆍ보관이 필요한 정보는 고작해야 10퍼센트 정도에 불과하다. 특히 회의 중에 배포된 인쇄물이나 인터넷 상에서 본 뉴스, 다 읽은 책 등은 대부분 두 번 다시 사용하지 않을 것들이다. 물론 온라인에만 있는 귀중한 정보는 보존해 놓아야 할지 모른다. 그러나 종이로 인쇄되어 배포된 것은 대부분 어딘가에 디지털 데이터가 있기 마련이므로 종이로 보관할 필요는 없다. 어떤가? 효율적인 업무환경을 만들기 위해서는 먼저 주변에서 불필요한 것을 제거해 단순함을 유지하는 일이 중요하다. 지금까지 소개한 세 가지 습관 중 한 가지라도 마음에 걸리는 것이 있는 사람은 지금 당장 그 습관부터 버리도록 노력하자. p.38
폴더 정리의 가장 큰 포인트는 ‘계층’을 효율적인 상태로 만드는 것이다. 폴더의 계층은 지나치게 얕고 넓어도, 지나치게 깊고 좁아도 좋지 않다. 어디에 어떤 파일이 들어 있는지, 어디에 어떤 파일을 넣어야 할지 알 수 없어지기 때문이다. 그렇다면 균형이 잡힌 폴더 계층이란 어떤 상태일까? 깊이는 3계층 정도, 최하 계층 이외에는 폴더를 5개 정도로 만들면 한 번에 보이는 폴더의 수가 적어지므로 검색하기도 쉽고 보존할 때도 망설이지 않게 된다. 그러므로 파일관리를 결심했다면 우선 어떤 계층으로 자신의 파일을 구조화할지 신중하게 결정하자. 그리고서 각각의 파일을 알맞은 폴더에 넣도록 한다. 폴더관리의 성공 여부는 이렇듯 계층을 어떻게 만드느냐에 달려 있다. p.71-72
종이 수첩으로 일정을 관리할 때의 문제점은 무엇일까? 사실 종이 수첩은 디지털보다 관리가 어렵다. 종이 수첩은 적을 수 있는 분양에 제한이 있다. 또 집에 두고 나오거나 분실했을 때 내용을 확인할 수가 없다. 그 외에도 해가 바뀔 때마다 새로 사야 하고, 과거의 일정을 확인할 때 오래된 수첩을 꺼내 뒤적여야 하는 등 관리가 어렵다.
그러나 일정을 웹에서 디지털 관리하면 이런 문제점이 전부 해결 된다. 먼저 디지털에는 물리적인 용량제한이 없다. 따라서 필요한 내용을 전부 메모할 수 있다. 단말기를 집에 두고 와도 컴퓨터만 있으면 언제 어디에서나 살펴볼 수 있으며, 단말기를 잃어버리더라도 일정은 웹 상에 보존되어 있으므로 안심할 수 있다. 게다가 무료로 사용할 수 있으며, 스마트폰의 애플리케이션을 구매하더라도 1만 원 정도의 가격으로 계속 사용할 수 있다. 검색도 간편해서, 예를 들어 A사와 언제 미팅을 했었는지 기억이 안 나더라도 ‘A사’로 검색하면 단숨에 모든 이력을 열람할 수 있다. p.109-110
상황이 비슷한 작업의 우선순위를 정할 때는 다음 두 가지 기준에 따라 판단한다. 바로 ‘영향 범위’와 ‘처리에 걸리는 시간’이다. 지금 자신이 해야 하는 작업 중에서 많은 사람이 관여하는 작업은 빨리 처리하고 혼자서 완결할 수 있는 작업은 뒤로 미룬다는 원칙을 세운다. 관여하는 사람이 많은 작업은 여러분이 처리한 뒤에도 관계자들의 피드백을 기다려야 할 경우가 많으므로 모든 작업이 완료되기까지 시간이 오래 걸린다. 즉 여러분 한 명의 작업이 늦어지기만 해도 전체적인 진행에 악영향을 끼치는 것이다. 영향 범위가 넓고 많은 사람 사이를 오갈 가능성이 있는 작업은 최대한 빨리 처리해서 상대에게 넘기고, 새로운 작업이 돌아오기를 기다리는 사이에 다른 작업을 하는 상태를 만들자. 다시 한번 말하지만, 관계자가 많고 단시간에 끝낼 수 있는 것부터 우선해서 처리해 나가자. 이처럼 작업에 대한 관리 방법을 아주 살짝 바꾸기만 해도 자신이 끌어안고 있는 작업의 양이 줄어들어 마음과 시간 모두 여유가 생기며 그 결과 업무 성과도 쑥쑥 오를 것이다. 그러므로 꼭 도전해 보기 바란다. p.169-170
